Dati e reporting
Raccolgo e organizzo le informazioni che emergono dall’operatività per rendere visibile ciò che sta succedendo e fornire alla Direzione elementi utili per decidere.
Come lavoro
Un perimetro operativo da presidiare. Un metodo per renderlo più leggibile e trasferibile.
Ogni collaborazione parte da ciò che deve continuare a funzionare: flussi, attività, persone, progetti o relazioni da coordinare.
Prendo in carico un perimetro operativo definito, lo presidio con continuità e utilizzo ciò che emerge dal lavoro quotidiano per renderlo progressivamente più strutturato.
Entro nell’operatività. Poi la trasformo in metodo.
Cosa posso prendere in carico
Cinque aree. Un unico presidio.
Il perimetro può coinvolgere una o più aree in base alla struttura dell’organizzazione, alle responsabilità già presenti e agli obiettivi del mandato.
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Area 01
Presidio operativo
Il lavoro affidato ha un presidio chiaro e continua ad avanzare.
Prendo in carico i flussi operativi concordati e ne presidio continuità, priorità e avanzamento.
Tengo insieme richieste, attività ricorrenti, scadenze e passaggi necessari affinché il lavoro abbia sempre un prossimo passo chiaro.
Può comprendere
- presidio delle richieste in ingresso;
- organizzazione dei flussi operativi;
- attività ricorrenti;
- follow-up;
- monitoraggio delle priorità;
- presidio delle scadenze;
- raccordo tra persone coinvolte;
- gestione documentale collegata ai flussi affidati.
Esito
Le attività affidate hanno un presidio stabile e continuano ad avanzare.
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Area 02
Coordinamento e governance operativa
Il lavoro arriva a chi decide già organizzato e istruito.
Coordino persone, gruppi di lavoro, fornitori, consulenti, partner e stakeholder mantenendo insieme input, output, responsabilità e scadenze.
Raccolgo e organizzo informazioni, materiali e avanzamenti affinché chi governa possa decidere avendo un quadro chiaro.
Può comprendere
- coordinamento di team e gruppi di lavoro;
- coordinamento di fornitori e professionisti;
- raccordo tra Direzione e operatività;
- preparazione di informazioni e materiali;
- organizzazione del contesto utile alle decisioni;
- monitoraggio degli impegni presi;
- follow-up delle decisioni;
- gestione delle relazioni operative con stakeholder.
Esito
Chi guida mantiene decisione e governo e riceve un lavoro già portato a uno stato utile alla valutazione.
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Area 03
Processi, strumenti e continuità
Il modo di lavorare diventa patrimonio dell’organizzazione.
Parto dal lavoro reale e trasformo progressivamente passaggi, criteri e modalità operative in un sistema visibile e trasferibile.
Organizzo flussi e strumenti e costruisco documentazione che renda informazioni e know-how più accessibili anche quando cambiano persone, ruoli o responsabilità.
Può comprendere
- mappatura dei flussi operativi;
- revisione delle modalità di lavoro;
- organizzazione degli strumenti digitali;
- procedure;
- template e format riutilizzabili;
- documentazione operativa;
- passaggi di consegne;
- memoria operativa;
- onboarding operativo;
- archiviazione e recuperabilità delle informazioni.
Esito
Il lavoro diventa più leggibile, replicabile e trasferibile e il know-how rimane nell’organizzazione.
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Area 04
Comunicazione e stakeholder engagement
Le decisioni diventano lavoro. Il lavoro raggiunge le persone giuste.
Presidio il flusso che porta ciò che l’organizzazione decide, realizza e produce verso clienti, soci, partner, stakeholder o rete interna.
Tengo insieme priorità, calendario, approvazioni, messaggi, canali e persone coinvolte affinché la comunicazione sia parte dell’operatività.
Può comprendere
- pianificazione della comunicazione;
- coordinamento del calendario;
- comunicazione verso clienti o soci;
- newsletter e DEM;
- campagne informative;
- coordinamento di professionisti specialisti;
- raccolta e organizzazione dei contenuti;
- gestione delle approvazioni;
- comunicazione di progetti ed eventi;
- relazione operativa con partner e stakeholder.
Esito
Decisioni, iniziative e valore prodotto raggiungono con continuità le persone a cui sono destinati.
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Area 05
Programmi, progetti ed eventi
Avanzamento e criticità sono visibili mentre il lavoro è in corso.
Prendo in carico la regia operativa di iniziative che coinvolgono più attività, persone, fornitori, scadenze e dipendenze.
Pianifico, coordino e monitoro il lavoro mantenendo visibile ciò che sta succedendo e ciò che richiede attenzione.
Può comprendere
- pianificazione operativa;
- definizione di attività e responsabilità;
- gestione delle scadenze;
- coordinamento di team e partner;
- coordinamento di fornitori;
- monitoraggio dell’avanzamento;
- controllo delle dipendenze;
- gestione operativa dei costi quando prevista;
- organizzazione di eventi;
- reporting alla Direzione.
Esito
Il progetto ha una regia operativa chiara e chi guida può vedere andamento, scadenze e criticità mentre il lavoro è ancora in corso.
Attraversano tutte le aree
Dati, reporting e sviluppo organizzativo.
Sviluppo organizzativo
Uso ciò che emerge dal lavoro quotidiano per individuare miglioramenti su processi, strumenti, responsabilità e modalità di coordinamento.
La struttura evolve insieme all’organizzazione.
Il metodo
Entro nell’operatività. Poi la trasformo in metodo.
Il mio lavoro parte dai flussi reali.
Prendo in carico un perimetro operativo, lo faccio funzionare e attraverso il lavoro quotidiano capisco come l’organizzazione gestisce davvero informazioni, attività, responsabilità e relazioni.
Da ciò che osservo costruisco progressivamente processi, strumenti e documentazione.
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Fase 01
Prendo in carico
Entro nei flussi e divento il punto di presidio.
Conosco il contesto, le persone coinvolte, gli strumenti utilizzati, le attività ricorrenti, le priorità e le scadenze.
Assumo la responsabilità operativa del perimetro concordato e inizio a far avanzare il lavoro con continuità.
Risultato
L’operatività affidata ha un presidio chiaro.
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Fase 02
Osservo e organizzo
Il lavoro quotidiano rende visibile dove intervenire.
Mentre presidio il perimetro emergono i passaggi che possono diventare più chiari, le informazioni difficili da recuperare, le responsabilità da esplicitare e le attività che possono essere gestite con maggiore continuità.
Queste evidenze diventano il punto di partenza per migliorare il sistema.
Risultato
L’operatività acquista progressivamente struttura.
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Fase 03
Rendo trasferibile
Il modo di lavorare diventa patrimonio dell’organizzazione.
Documento passaggi, criteri, informazioni e modalità operative affinché ciò che è stato costruito possa continuare a essere utilizzato anche quando cambiano persone o responsabilità.
Allo stesso tempo mantengo visibili avanzamento, priorità e informazioni utili a chi deve governare.
Risultato
Il lavoro diventa più leggibile, replicabile, governabile e trasferibile.
Forme di collaborazione
Il perimetro viene prima della formula.
La forma della collaborazione dipende da ciò che deve essere presidiato, dalla continuità richiesta e dalla fase che sta attraversando l’organizzazione.
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01
Fractional Operations Management
Una funzione Operations continuativa, con un impegno frazionale.
Prendo in carico un perimetro operativo continuativo e lavoro a fianco di Direzione, Presidenza o leadership con responsabilità definite e una presenza strutturata.
Il mandato può coinvolgere una o più aree Operations.
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02
Presidio Operations temporaneo
Continuità operativa durante una fase di transizione.
Prendo temporaneamente in carico flussi operativi critici durante un posto vacante, una selezione, il rientro di una figura o un altro passaggio organizzativo.
Il mandato include fin dall’inizio perimetro, durata e modalità di uscita o passaggio di consegne.
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03
Regia operativa di progetti ed eventi
Un presidio dedicato per iniziative con obiettivi, tempi e dipendenze definite.
Prendo in carico la regia operativa di un progetto o di un evento, coordinando attività, persone, fornitori, informazioni e scadenze fino alla delivery.
Come iniziamo
Partiamo dal perimetro.
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01
Ci conosciamo
La prima call serve a capire il contesto generale, le priorità e la natura del bisogno.
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02
Definiamo cosa deve essere presidiato
Mettiamo a fuoco responsabilità, flussi, interlocutori e livello di continuità necessario.
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03
Costruiamo la proposta
Definisco una modalità di collaborazione coerente con il perimetro e con la fase dell’organizzazione.